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Mthodologie pour une recotation en douceur

mardi 4 novembre 2003, par Xavier Galaup

Mthodologie pour basculer vers la PCDM 4



Il n’y a pas de mthode type ou miracle. Cet article ne vous propose pas la recette suivre mais vous prsente les tapes qui sont le plus souvent ncessaires et dresse une liste des choses auxquelles il vaut mieux penser. Il y a peut-tre des lments qui ne correspondront pas forcment votre cas ou d’autres qui manquent. N’hsitez pas me signaler les oublis qui vous paratraient importants afin d’en faire bnficier les collgues.

Quelques lments pour se dcider :

- Prsentation diffrente et plus lisible des genres musicaux apparus depuis la dernire version ou qui ont pris de l’importance (Musique de film, Musiques lectroniques, rap...)

- Revisiter sa collection pour dsherbage, mots-matires...

- Peut tre l’occasion de revoir l’accueil des auditeurs

- Nouvelle occasion de dialogue avec les usagers autour des collections

- Intgration la Dewey, mme si ce n’est que pour les livres sur la musique, permettant de nouer ou renforcer le dialogue avec les collgues des imprims, notamment l’aide d’une formation/prsentation aux collgues qui doit accompagner ce changement.

Pralables :

- Etre convaincu pour convaincre

Vous devez si ncessaire prparer un argumentaire pour faire valider ce chantier par vos suprieurs, demander des moyens le cas chant et aussi convaincre vos collgues des autres secteurs.

Prparation :

Etapes intellectuelles

Ces tapes de rflexion et de dcision sont indispensables pour russir l’ensemble du processus. Je vous recommande de prendre le temps ncessaire pour envisager tout ce qui doit changer, toutes les consquences annexes et les aspects pratiques. Elles reprsentent au moins 50% du travail.

Indices et cotes :

Faire une liste d’indices et de cotes valides.

Cette nouvelle version ajoute de nombreux indices, dont certains peuvent tre longs. Il convient de faire votre liste dans celle propose. Rappelons la rgle des 20/200, si vous avez moins de 20 disques dans un indice, il est peut-tre judicieux d’utiliser la subdivision suprieure ; si vous avez plus de 200 disques dans un indice, cela peut s’avrer utile de crer des subdivisions.

En fonction des spcificits de votre tablissement, il vous faudra faire des choix pralables. Un des intrts de re-coter, c’est de construire des cotes qui vous permettront de classer prcisment en fonction des cotes, de leur lecture stricte de gauche droite. Une cote qui ne correspond pas au classement rel du document dans l’espace ne sert rien. En fonction de ce principe, il faut d’abord dterminer de quelle faon vous voulez classer vos documents, et c’est dans un second temps, en fonction de ce choix, que vous construirez des cotes cohrentes.

Quelques exemples :

Dans les musiques du monde, voulez-vous classer au pays, ou bien seulement au continent ?

Si vous classez au pays, il faudra "casser" l’indice aprs les deux chiffres qui suivent le point (9.42 VIE 11 pour un disque de musique savante du Viet Nam). Si vous voulez classer seulement au continent, il faut casser l’indice aprs le premier chiffre qui suit le point ( 9.4 VIE 211)

Si vous intgrez le rock franais au sein de la chanson francophone, allez-vous faire une sous-classe distincte, ou bien allez-vous l’intgrer dans le classement alphabtique gnral ?

Si vous faites une sous-classe distincte, alors il faut faire des cotes du type : 8.62 NOI (pour un document de ou sur Noir Dsir). Si vous l’intgrez avec le reste, la cote pour ce disque sera : 8 NOI 62

Voil le type de questions qu’il faut se poser en pralable, pour toutes les classes.

De mme la cote n’est pas forcment l’indice. Donc partir de votre liste d’indices, nous recommandons de faire votre liste de cotes valides. Profitez en pour dfinir la manire dont vous allez constituer vos cotes, c’est dire si vous cassez votre cote ou pas et quel endroit. Je vous renvoie l’article sur les recommandations dans ce domaine.

Intgration la Dewey

La question du degr d’intgration la Dewey, c’est dire l’usage o non du prfixe 78, doit tre rgle ce moment.

Tous les supports ?

Vous devez aussi rflchir l’utilisation de la PCDM pour tous les documents musicaux quel que soit le support.

Liste de conversion

Faire une liste de conversion cote cote. Ce document peut vous permettre de raliser une conversion automatique en lien avec votre fournisseur de logiciel. Il vous servira tout au long du processus et permet de confier le travail des non-spcialistes. Dans la version prcdente, il y avait parfois plusieurs genres dans une cote donc dtailler autant que ncessaire. Voir les exemples en pices jointes de l’article.

Faire un chancier

Avant toute chose tablissez un ordre de bataille qu’il va faudra tenter de suivre au plus prs. Progressez pas pas : c’est le moyen le plus sr de ne rien oublier et d’aller au plus vite.

Evaluer le temps par disque, donc par classe en fonction des statistiques. Ce qui vous donne une ide du temps ncessaire pour achever le chantier.

Rdaction des documents de rfrence :

Il s’agit de :
- liste des indices et des cotes valides
- liste de conversion
- chancier
- procdure matrielle
- documents d’information aux collgues et aux usagers

Rangement et signaltique :

Rflchir et prvoir le ramnagement des bacs (intercalaires, signaltique, information aux usagers...)

Faire des tests :

Recoter les disques enfants qui restent regroups dans le mme espace. Cela permet de vrifier si l’on a pens tout, valuer le temps par document et les fournitures ncessaires.

Dfinir l’ordre suivi :

Il semble judicieux de faire une classe aprs l’autre

On peut envisager de commencer par occuper les cotes nouvelles en re-cotant les documents qui s’y rattachent, exemple basculer rap/reggae vers les indices de la nouvelle classe 1 ou transfrer les B.O.F. vers la nouvelle classe 6. Attention toutefois veiller ce que la classe d’accueil soit libre (pour les BOF, il faut d’abord r-indexer les phonogrammes non musicaux pour librer la classe 6)

Fournitures :

Lister, valuer, budgtiser et commander les fournitures ncessaires. Il s’agit sans tre exhaustif de rubans pour titreuse, intercalaires ou lments de signaltique...

Information aux collgues et aux lecteurs

Dans ce chantier important, il ne faut pas ngliger la communication interne et externe. Mme si vos collgues n’ont pas forcment renseigner les usagers, il est tout fait utile de leur prsenter le nouveau plan de classement et son fonctionnement. Une runion interne est prfrable une information crite. Cette information devient indispensable si vous appliquez la PCDM 4 tous les supports.

Quant aux usagers, il convient de les informer par tous les moyens en votre possession : journal de la bibliothque, affichage, site web ainsi qu’un document synthtique (une page recto verso) distribuer. Certains auditeurs parmi les plus motivs ou fidles seront contents de disposer d’une trace crite lire tte repose.

Etapes matrielles

Conversion automatise

Il s’agit de lancer la procdure informatique permettant de modifier tous les lments possibles sur votre notice (champs unimarc et notice exemplaire). L’efficacit de cette procdure dpendra des possibilits de votre logiciel de bibliothque. Cette opration ne traite que la fiche informatique, il faudra rapidement re-coter les exemplaires.

Trier les disques

Tri systmatique

Un certain nombre de documents peuvent tre tris rapidement en suivant la liste de conversion, en s’aidant si ncessaire des mots matires du document. C’est le type mme d’opration qui peut tre dlgue un non-spcialiste ou un stagiaire.

Tri ncessitant coute

Il y aura un nombre plus ou moins important de disques dont l’indexation ne permettra pas la re-cotation automatique. Il peut aussi s’agir de documents dont vous souhaitez revoir l’indexation. La quantit de documents entrant dans cette catgorie dpendra de la prcision de vos mots matires. Plus vous avez de subdivisions ou de mots, plus cela pourra vous aider dans un tri systmatique.

Re-cotation en chane :

Il semble que l’une des mthodes les plus efficaces consiste regrouper les documents par indice soit dans un tiroir soit en pile sur les espaces de travail si vous avez de la place. Une fois le tiroir plein ou la pile assez haute, vous pouvez traiter en une seule fois une srie d’indices cohrents et ainsi limiter les risques d’erreur si vous deviez changer d’indice chaque document.

Je vous recommande d’enchaner re-cotation informatique et matrielle. Exemple de procdure : appeler la notice par le numro d’inventaire, modifier la cote dans la notice inventaire et le code statistique si ncessaire. Aprs validation vous pouvez modifier la notice unimarc, en particulier le champ 686 (autres classifications) et ce mme si vous utilisez les cotes mixtes (78 Dewey + PCDM 4). Cet enchanement peut varier d’un logiciel l’autre.

Il ne vous reste plus qu’ coller sur le document la nouvelle cote.

Selon l’exprience de la re-cotation la Mdiathque Dpartementale du Haut-Rhin, il est possible pour une personne qui ne fait que cela de traiter entre 100 et 140 documents par jour (re-cotation informatique et matrielle).

Systme de classement intermdiaire et mise en place de la signaltique

Selon la manire dont vous faites voluer votre systme de cotes, il sera peut-tre indispensable de mettre en place un systme de classement intermdiaire pendant la dure de la recotation, surtout pour des collections importantes.

Au fur et mesure, vous devez installer la signaltique ncessaire et les affichettes d’informations aux lecteurs.

Conclusion

Il s’agit bien sr d’un chantier important et complexe. Si vous avez une collection importante (plus de 5000 documents), vous aurez probablement l’impression un moment donn d’tre dbord par la masse. Mais cela dcrot ensuite. C’est un peu l’exprience que nous avons vcu la Mdiathque dpartementale du Haut-Rhin.

Pour avoir finis ce travail, il me semble bien avoir plus d’avantages en retirer que d’inconvnients. Tout le monde y a gagn : les collgues qui prtent et donc renseignent dans les bibliobus sont plus l’aise face aux bacs de disques, les usagers qui s’y retrouvent mieux et nous pour le travail intellectuel effectu sur nos collections.

Je vous rappelle que l’un des objectifs majeurs de la refonte du classement est d’harmoniser les indices face aux multiples adaptations locales de la version 3.

Le groupe de coordination continue son travail de veille et de rflexion, ce qui permettra d’viter l’avenir une refonte aussi importante.

Pour ceux qui possdent plus de 10 000 documents l’idal est d’obtenir des moyens humains supplmentaires. Sinon il faut taler sur deux trois ans le processus.

Nous sommes toujours l’coute de vos remarques et de vos suggestions pour faire voluer les PCDM, n’hsitez pas nous crire.