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Méthodologie pour une recotation en douceur
mardi 4 novembre 2003, par
Méthodologie pour basculer vers la PCDM 4
Il n’y a pas de méthode type ou miracle. Cet article ne vous propose pas la recette à suivre mais vous présente les étapes qui sont le plus souvent nécessaires et dresse une liste des choses auxquelles il vaut mieux penser. Il y a peut-être des éléments qui ne correspondront pas forcément à votre cas ou d’autres qui manquent. N’hésitez pas à me signaler les oublis qui vous paraîtraient importants afin d’en faire bénéficier les collègues.
Quelques éléments pour se décider :
Présentation différente et plus lisible des genres musicaux apparus depuis la dernière version ou qui ont pris de l’importance (Musique de film, Musiques électroniques, rap...) Revisiter sa collection pour désherbage, mots-matières... Peut être l’occasion de revoir l’accueil des auditeurs Nouvelle occasion de dialogue avec les usagers autour des collections Intégration à la Dewey, même si ce n’est que pour les livres sur la musique, permettant de nouer ou renforcer le dialogue avec les collègues des imprimés, notamment à l’aide d’une formation/présentation aux collègues qui doit accompagner ce changement.
Préalables :
Etre convaincu pour convaincre
Vous devez si nécessaire préparer un argumentaire pour faire valider ce chantier par vos supérieurs, demander des moyens le cas échéant et aussi convaincre vos collègues des autres secteurs.
Préparation :
Etapes intellectuelles
Ces étapes de réflexion et de décision sont indispensables pour réussir l’ensemble du processus. Je vous recommande de prendre le temps nécessaire pour envisager tout ce qui doit changer, toutes les conséquences annexes et les aspects pratiques. Elles représentent au moins 50% du travail.
Indices et cotes :
Faire une liste d’indices et de cotes validées.
Cette nouvelle version ajoute de nombreux indices, dont certains peuvent être longs. Il convient de faire votre liste dans celle proposée. Rappelons la règle des 20/200, si vous avez moins de 20 disques dans un indice, il est peut-être judicieux d’utiliser la subdivision supérieure ; si vous avez plus de 200 disques dans un indice, cela peut s’avérer utile de créer des subdivisions.
En fonction des spécificités de votre établissement, il vous faudra faire des choix préalables. Un des intérêts de re-coter, c’est de construire des cotes qui vous permettront de classer précisément en fonction des cotes, de leur lecture stricte de gauche à droite. Une cote qui ne correspond pas au classement réel du document dans l’espace ne sert à rien. En fonction de ce principe, il faut d’abord déterminer de quelle façon vous voulez classer vos documents, et c’est dans un second temps, en fonction de ce choix, que vous construirez des cotes cohérentes.
Quelques exemples :
Dans les musiques du monde, voulez-vous classer au pays, ou bien seulement au continent ?
Si vous classez au pays, il faudra "casser" l’indice après les deux chiffres qui suivent le point (9.42 VIE 11 pour un disque de musique savante du Viet Nam). Si vous voulez classer seulement au continent, il faut casser l’indice après le premier chiffre qui suit le point ( 9.4 VIE 211)
Si vous intégrez le rock français au sein de la chanson francophone, allez-vous faire une sous-classe distincte, ou bien allez-vous l’intégrer dans le classement alphabétique général ?
Si vous faites une sous-classe distincte, alors il faut faire des cotes du type : 8.62 NOI (pour un document de ou sur Noir Désir). Si vous l’intégrez avec le reste, la cote pour ce disque sera : 8 NOI 62
Voilà le type de questions qu’il faut se poser en préalable, pour toutes les classes.
De même la cote n’est pas forcément l’indice. Donc à partir de votre liste d’indices, nous recommandons de faire votre liste de cotes validées. Profitez en pour définir la manière dont vous allez constituer vos cotes, c’est à dire si vous cassez votre cote ou pas et à quel endroit. Je vous renvoie à l’article sur les recommandations dans ce domaine.
Intégration à la Dewey
La question du degré d’intégration à la Dewey, c’est à dire l’usage où non du préfixe 78, doit être réglée à ce moment.
Tous les supports ?
Vous devez aussi réfléchir à l’utilisation de la PCDM pour tous les documents musicaux quel que soit le support.
Liste de conversion
Faire une liste de conversion cote à cote. Ce document peut vous permettre de réaliser une conversion automatique en lien avec votre fournisseur de logiciel. Il vous servira tout au long du processus et permet de confier le travail à des non-spécialistes. Dans la version précédente, il y avait parfois plusieurs genres dans une cote donc détailler autant que nécessaire. Voir les exemples en pièces jointes de l’article.
Faire un échéancier
Avant toute chose établissez un ordre de bataille qu’il va faudra tenter de suivre au plus près. Progressez pas à pas : c’est le moyen le plus sûr de ne rien oublier et d’aller au plus vite.
Evaluer le temps par disque, donc par classe en fonction des statistiques. Ce qui vous donne une idée du temps nécessaire pour achever le chantier.
Rédaction des documents de référence :
Il s’agit de : liste des indices et des cotes validées liste de conversion échéancier procédure matérielle documents d’information aux collègues et aux usagers
Rangement et signalétique :
Réfléchir et prévoir le réaménagement des bacs (intercalaires, signalétique, information aux usagers...)
Faire des tests :
Recoter les disques enfants qui restent regroupés dans le même espace. Cela permet de vérifier si l’on a pensé à tout, évaluer le temps par document et les fournitures nécessaires.
Définir l’ordre suivi :
Il semble judicieux de faire une classe après l’autre
On peut envisager de commencer par occuper les cotes nouvelles en re-cotant les documents qui s’y rattachent, exemple basculer rap/reggae vers les indices de la nouvelle classe 1 ou transférer les B.O.F. vers la nouvelle classe 6. Attention toutefois à veiller à ce que la classe d’accueil soit libre (pour les BOF, il faut d’abord ré-indexer les phonogrammes non musicaux pour libérer la classe 6)
Fournitures :
Lister, évaluer, budgétiser et commander les fournitures nécessaires. Il s’agit sans être exhaustif de rubans pour titreuse, intercalaires ou éléments de signalétique...
Information aux collègues et aux lecteurs
Dans ce chantier important, il ne faut pas négliger la communication interne et externe. Même si vos collègues n’ont pas forcément à renseigner les usagers, il est tout à fait utile de leur présenter le nouveau plan de classement et son fonctionnement. Une réunion interne est préférable à une information écrite. Cette information devient indispensable si vous appliquez la PCDM 4 à tous les supports.
Quant aux usagers, il convient de les informer par tous les moyens en votre possession : journal de la bibliothèque, affichage, site web ainsi qu’un document synthétique (une page recto verso) à distribuer. Certains auditeurs parmi les plus motivés ou fidèles seront contents de disposer d’une trace écrite à lire à tête reposée.
Etapes matérielles
Conversion automatisée
Il s’agit de lancer la procédure informatique permettant de modifier tous les éléments possibles sur votre notice (champs unimarc et notice exemplaire). L’efficacité de cette procédure dépendra des possibilités de votre logiciel de bibliothèque. Cette opération ne traite que la fiche informatique, il faudra rapidement re-coter les exemplaires.
Trier les disques
Tri systématique
Un certain nombre de documents peuvent être triés rapidement en suivant la liste de conversion, en s’aidant si nécessaire des mots matières du document. C’est le type même d’opération qui peut être déléguée à un non-spécialiste ou un stagiaire.
Tri nécessitant écoute
Il y aura un nombre plus ou moins important de disques dont l’indexation ne permettra pas la re-cotation automatique. Il peut aussi s’agir de documents dont vous souhaitez revoir l’indexation. La quantité de documents entrant dans cette catégorie dépendra de la précision de vos mots matières. Plus vous avez de subdivisions ou de mots, plus cela pourra vous aider dans un tri systématique.
Re-cotation en chaîne :
Il semble que l’une des méthodes les plus efficaces consiste à regrouper les documents par indice soit dans un tiroir soit en pile sur les espaces de travail si vous avez de la place. Une fois le tiroir plein ou la pile assez haute, vous pouvez traiter en une seule fois une série d’indices cohérents et ainsi limiter les risques d’erreur si vous deviez changer d’indice à chaque document.
Je vous recommande d’enchaîner re-cotation informatique et matérielle. Exemple de procédure : appeler la notice par le numéro d’inventaire, modifier la cote dans la notice inventaire et le code statistique si nécessaire. Après validation vous pouvez modifier la notice unimarc, en particulier le champ 686 (autres classifications) et ce même si vous utilisez les cotes mixtes (78 Dewey + PCDM 4). Cet enchaînement peut varier d’un logiciel à l’autre.
Il ne vous reste plus qu’à coller sur le document la nouvelle cote.
Selon l’expérience de la re-cotation à la Médiathèque Départementale du Haut-Rhin, il est possible pour une personne qui ne fait que cela de traiter entre 100 et 140 documents par jour (re-cotation informatique et matérielle).
Système de classement intermédiaire et mise en place de la signalétique
Selon la manière dont vous faites évoluer votre système de cotes, il sera peut-être indispensable de mettre en place un système de classement intermédiaire pendant la durée de la recotation, surtout pour des collections importantes.
Au fur et à mesure, vous devez installer la signalétique nécessaire et les affichettes d’informations aux lecteurs.
Conclusion
Il s’agit bien sûr d’un chantier important et complexe. Si vous avez une collection importante (plus de 5000 documents), vous aurez probablement l’impression à un moment donné d’être débordé par la masse. Mais cela décroît ensuite. C’est un peu l’expérience que nous avons vécu à la Médiathèque départementale du Haut-Rhin.
Pour avoir finis ce travail, il me semble bien avoir plus d’avantages à en retirer que d’inconvénients. Tout le monde y a gagné : les collègues qui prêtent et donc renseignent dans les bibliobus sont plus à l’aise face aux bacs de disques, les usagers qui s’y retrouvent mieux et nous pour le travail intellectuel effectué sur nos collections.
Je vous rappelle que l’un des objectifs majeurs de la refonte du classement est d’harmoniser les indices face aux multiples adaptations locales de la version 3.
Le groupe de coordination continue son travail de veille et de réflexion, ce qui permettra d’éviter à l’avenir une refonte aussi importante.
Pour ceux qui possèdent plus de 10 000 documents l’idéal est d’obtenir des moyens humains supplémentaires. Sinon il faut étaler sur deux à trois ans le processus.
Nous sommes toujours à l’écoute de vos remarques et de vos suggestions pour faire évoluer les PCDM, n’hésitez pas à nous écrire.
